FORA CUNHA!

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Obs: autorizado a copiar o post

Listas suspensas em cascatas com validação

Ou... Tem que ter categoria 2!

É isso, a gente sempre vai aprendendo na medida que ensina.

Fui brincar com este negócio de categorizar ... No artigo tem que ter categoria! Ensinei do jeito mais difícil… isto ajuda a brincar um pouco com a criatividade e recursos do Libreoffice como a função PROCV(). Mas, vamos simplificar mais esse trabalho. Acredita que dá de fazer de maneira mais simples ainda que no Excel?

Vejamos: primeiro reservamos uma planilha para colocar as categorias que podem se tornar em subcategorias. Aqui cada coluna é um espaço de categoria. Na coluna A iniciamos com Brasil e nas linhas abaixo a lista dos Estados do Brasil, aqui coloquei três para ser mais rápido. Dentro dos Estados três cidades.

Depois disso: Nomeamos cada coluna dessas para o libreoffice saber das delimitações desses dados:

Clicamos na cabeça da coluna e em dados, definir intervalo nomeamos o intervalo como “Brasil”.

Depois na planilha onde vai estar a seleção de categorias e subcategorias, vamos aplicar a Validação clicando em Dados e “validação” e digita o nome do espaço nomeado nesse caso “Brasil”.

Ato seguido selecione a outra célula (onde estarão as subcategorias) e repita a mesma operação, dessa vez digite: a Função INDIRETO(A1) e como pode ver o endereço da célula referência (A1).

Pronto!

E como sempre um arquivo de exemplo, E um vídeo para ficar mais fácil.

Tem que ter categoria!

Para quem já acompanhou umas dicas anteriores, onde escrevi como usar o Calc como um banco de dados, está no meu blog pode conferir neste link: http://betobyte.blogspot.com.br/2014/02/a-necessidade-e-mae-da-invencao-quem.html . Agora vai poder incrementar e dar sequência vendo: como colocar categorias e suas respectivas subcategorias em um formulário, e para aqueles que querem se aprofundar nesse quesito, basta conferir também no Ask do libreoffice: https://ask.libreoffice.org/pt-br/question/58248/definir-o-endereco-de-colagem-na-macro/ . Vai ajudar a dar mais precisão no quesito da macro para transportar os dados de uma planilha para outra pois caso resolva fazer um banco de dados, não importa o tamanho, sempre é uma tarefa meticulosa.

Voltando ao nosso assunto: quando resolvemos categorizar algo, nos damos contas das inúmeras categorias a que pertencem nossos objetos ou itens… imagina então categorizar coisas de um supermercado, por exemplo. Cada categoria terá inúmeras subcategorias com isso rapidamente passamos de cem ou de mil… O que fazer para agilizar este processo sem ter que decorar números e nomes ou ainda percorrer uma lista sem fim para selecionar um item?

Vou dar um pontapé inicial e o resto fica por conta da criatividade de cada um. Em programação existem diversas maneiras de fazer e nenhuma é errada apenas mais ou menos dispendiosa de tempo e memória. No final das contas, a melhor maneira de fazer é aquela que sabemos, não é mesmo?

Vamos imaginar a seguinte situação temos 11 categorias e cada uma dessas 11 categorias tem 50 subcategorias, ou seja 550 itens de uma lista para clicar e escolher. Como cadastrar num formulário sem que isso fique muito complexo? E se aumentarmos o número de categorias? Confesso que eu tinha feito de um jeito que não foi muito prático a primeira vez, usando a função SE(), mas a linha de código ficava muito extensa e fácil de se perder. Mas resolvi utilizando PROCV() e um pouquinho de criatividade.

Vamos aproveitar e deixar previsto a possibilidade de chegarmos a 50 categorias por 50 subcategorias, ou seja, uma um total de 2500 subcategorias.

Vamos imaginar que na planilha2 tenhamos nosso formulário mais ou menos assim como esta figura abaixo:

comentário: *Como ficou fácil recortar figura no Libreoffice versão 5, me dei conta ao fazer este tutorial*.

Mas e agora, como puxar as subcategorias para que fiquem assim?

Na planilha1 vamos deixar a primeira coluna (A) para usarmos a função =PROCV()

Na coluna (B) Vamos preencher com as categorias e em linha, no lado direito de cada categoria, vamos colocando as subcategorias até o limite de 50.

Agora, voltamos a Planilha2 e vamos na célula (B5) onde serão selecionadas as categorias, clicamos nela para ficar selecionada e no menu escolhemos “validação”:

E no intem “permitir” escolhemos “Intervalo de Células” e em “Origem” inserimos o seguinte código: $Planilha1.$B$1:$B$50 e clicamos em “OK”

Agora vamos fazer que as opções de subcategoria apareçam de acordo com categoria escolhida. Para isso selecionamos a célula (B6) e repetimos a validação só que dessa vez colocamos o seguinte código: $Planilha1.$A$1:$A$50

Nada demais né? Mas como esse intervalo de células vai capturar as subcategorias? Ai é que entra a Função PROCV().

Entendendo o funcionamento da Função: Na célula A1 da Planilha1 inserimos a Função PROCV(), nela fazemos referência a célula do formulário (Planilha2, célula B5) onde será selecionada a Categoria (o critério da função), ou Seja: Planilha2.B5. Depois do critério da função (que separamos por “;”) devemos informar a Matriz, ou seja: de onde até onde se deve buscar estes dados. No caso de B1 a AZ da atual planilha. E em seguida informamos de qual coluna queremos os dados a ser mostrado e o zero no final é a ordem de classificação. Os cifrões em frente ao código é para facilitar a cópia por arrasto que não deixará mudar os valores.

  

Uma vez feita a primeira fórmula, copiamos a mesma arrastando para baixo atá a célula (A50), depois é só ir mudando na fórmula copiada o número da coluna que queremos capturar, para que ela possa transpor o dado. Baixe o arquivo aqui e estude-o, logo vai entender o processo. Aqui vídeo ainda explicando novamente este processo.

Poderoso Calc 2 -Quantas vezes o nome aparece?

Qual nome aparece mais vezes?

Vamos supor que temos uma lista onde os nomes são lançados quantas vezes necessário, como num caso de clientes que venham X vezes no estabelecimento e a cada vez que vem, registra-se com o nome. No fim do mês quero saber quem veio mais vezes ao meu estabelecimento fazer compras.

Podemos usar uma planilha para isto.

No tutorial “ Poderoso Calc” de meu blog ensinei da maneira mais difícil utilizando três funções, de qualquer maneira foi válido por ser uma demonstração prática de como usar as mesmas No entanto, você pode de uma só tacada resolver a situação usando o recurso “tabela dinâmica”. A mesma permite apresentar o mesmo nome lançados várias num só, sem repetição com a quantidade de vezes em que foi lançado à lista somada ao lado.

Mãos à obra então.

Primeiro vamos fazer uma lista de nomes e em seguida, na coluna ao lado colocar o número um para cada nome acrescentado, conforme a figura abaixo: (Obs: clique nas figuras para ampliar, e aqui um arquivo de exemplo)

Depois, selecionamos as duas colunas preenchidas. Caso ainda precise inserir mais dados devemos lembrar de acrescentar as linhas em branco que serão preenchidas, ou reconfigurar manualmente mais tarde a tabela dinâmica. Uma vez selecionadas as colunas clicamos em “Dados”, tabela dinâmica e “criar”, clique em ok , conforme a figura abaixo:

Vai aparecer uma tela com a montagem da tabela dinâmica, conforme a figura a seguir:

Arraste o botão “Nomes” para a coluna 'Campos de linha' e o botão “Contar” para 'Campo de dados'

Sua tela deverá ficar assim:

Clique em “OK” e deverá ser criada uma nova planilha em seu documento.

Perceba que os nomes ficaram “Sumarizados” e foram somadas as vezes que o mesmo se repete na lista original. Mas, temos alguns detalhes para arrumar. Como queremos saber qual nome aparece mais vezes na lista, vamos organizar os números pela ordem decrescente, para isso vamos reconfigurar a tabela dinâmica manualmente.

Clique na tabela dinâmica com o botão direito do mouse e escolha “Editar layout”, clique no botão mais para que ele estenda a janela de configuração. Não vamos mexer em todas, aqui é mais para mostrar a possibilidade de ampliar a abrangência da planilha. Enfim, clique com o botão do mouse em cima da coluna nomes que está no “Campo de linha” isto fará que no lado direito seja habilitado

o botão “opções” relativo a essa escolha que deverá ser clicado, aparecerá uma nova janela com o nome de campo de dados e deverá novamente ser clicado nessa janela “opções”:

Escolha a opção somar – Contar, marque 'Descendente':

Pronto, o resultado!

Poderoso CALC - Qual nome repete mais?

Saber a quantidade de vezes que um nome aparece na lista e exibir o nome que mais vezes aparece numa lista no Calc do Libreoffice.

Usando as Funções SOMASE(), MAIOR() e PROCV() elaborei  o arquivo o qual anexo a este artigo. Pode ser a solução de um problema assim. Antes vamos mostrar como o arquivo foi construído.

FUNÇÃO =SOMASE($B$1:$B$8;B1;$C$1:$C$8) Arraste esta fórmula para baixo, quantas linhas precisar. Obs: o símbolo dólar na fórmula é para manter a mesma fórmula ao arrastar  para baixo. Já a célula B1, vai mudando o endereço das linhas ficando B2, B3, B4... conforme vai se copiando a fórmula para baixo.

Aqui, pode-se ainda substituir a função SOMASE() pela CONT.SE,() economizando uma coluna.

=SOMASE(B1:B8;B1;C1:C8) Note que na Célula A1 fica a função SOMASE() e que nas células B1 ao B8 estão os nomes (interválo a ser analisado), na Célula B1 está o nome (critério) e ainda que na célula C1 (valor a ser somado de acordo com o critério) está o valor 1 a ser somado.

 Insira a Função maior onde quer que saia o número (quantidade) do total de vezes repetidas.. 

Coloque a função abaixo na primeira coluna do lado direito, onde foi aplicada a Função maior e sairá o nome que teve X vezes repetido.

Linhas de grade no Writer

Não conheço este recurso no Writer, mas vc pode resolver isto rapidinho criando um estilo de parágrafo: Clique em F11, selecione parágrafo, clique (só uma vez) sobre corpo do texto, crie um novo estilo de parágrafo, dando-lhe um nome, neste exemplo nomeei Grade.




Faça três parágrafos para testar.



Com o mouse, selecione um parágrafo e aplique o estilo sobre ele, clicando no lado direito da tela, onde está o estilo padrão e escolha o estilo de parágrafo que vc criou.



 Depois, edite o estilo ... Pronto. Áh, uma coisa importante: em efeitos da fonte escolha sobrelinha, simples, pois do contrário, a linha que não contiver um enter ficará sem o sublinhado.

Usando: Validação de dados, CONT.SE, e porcentagem em fórmula manual.

Formulário simples de pesquisa com percentual de respostas positivas e negativas.

Funções utilizadas: Validação de dados, CONT.SE, e porcentagem em fórmula manual.

Partindo de uma pergunta no Facebook sobre o Calc:

“Estou desenvolvendo uma planilha no calc (LibreOffice 4.0), inseri na nas mesmas algumas caixas de seleções e de listagens(menu exibir/barra de ferramentas/controle de formulários), gostaria de saber se é possível obter como resultado a porcentagem das opções selecionadas. Se sim, como posso fazer??”

Decidi fazer este breve tutorial.

A proposta partia de um formulário visualmente muito mais bonito, usando controles de formulários e que seria ótimo em se falando de papel para responder. Aliás poderia ser usando para campo de maneira muito eficiente.

Aqui está ele:

Como se pode perceber, queria-se somar cada item da caixa de listagem e de seleções. Claro que dá para fazer, mas cada caixa de seleção teria 4 itens e, os mesmos ocupavam só uma linha (aumentada) do Calc. Mesmo assim, seria necessário, selecionar, desagrupar e individualmente ligar cada item a uma célula em algum lugar do arquivo com o valor de 1 para quando estivesse assinalado e zero para não assinalado… Ia ser um trabalhão (era só assim que eu saberia fazer, deve ter outro jeito), enfim resolvi refazer a proposta do formulário ao menos para digitar as respostas para que ficasse sob o meu ponto de vista, menos trabalhoso.

A minha prosposta-exemplo era essa: Cada empresa fica com quatro linhas em cores sequenciais para visualmente ficar mais fácil de se saber onde está digitando. E em vez de ticar para marcar dados, escrever “Sim” e “Não”. Para as grafias ficar sempre iguais, optei pela “Validação de Dados” a fim de impedir digitação errada e algum dado não ser somado corretamente.

Vista a proposta acima, vamos iniciar um novo arquivo para chegarmos juntos, lá num passo a passo. Vamos reservar as quatro linhas de cima para os Títulos. Escolher a cor azul para o Fundo das células e digitar os dados.

Depois de mesclar e centralizar o título “O estabelecimento está funcionando”, “Sim e Não”, dando uma cor de fundo, “sem preenchimento”. Logo abaixo selecionamos as quatro primeiras linhas e damos uma cor de fundo, aqui coloquei a branca: Depois nas quatro linhas seguintes selecionamos novamente e damos uma cor de fundo diferente, aqui coloquei cinza.

Após isto vamos programar um pouco para podermos fazer render o serviço com o “copiar e colar”, famoso Ctrl+c, Crtl+v.

Antes de mais nada selecionamos a 5ª linha e vamos ao menu, “janela” e clicamos no item “congelar”, para que ao rolarmos para baixo o texto o cabeçalho não suma e nos percamos na hora de preencher os dados.

Agora vamos para a famosa validação de dados. Validar os dados é importante para o caso de usar funções como a CONT.SE, pois uma palavra pode ser escrita errada e a função não identificará ela como um valor a ser somado.

Selecione a célula onde a resposta deve ser inserida e clique no menu, “Dados” e escolha: “Validação”:

Em seguida, clique em todos os valores e escolha: “lista de valores” …

e lá Digite: Sim e Não e clique em ok.

A célula ficará assim ao ser clicada e se poderá escolher um ou outro valor:

Então, delete o valor caso tenha escolhido um para verificar e clique na célula fazendo o famoso e usual “Ctrl+c” para copiá-la. Tendo certeza que a copiou, selecione de F5 a K11 e mande colar “Ctrl+v”. Assim todo os campos de duas empresas pesquisadas estarão com as funções de validação de uma tacada só.

Feito isso, ainda se pode dar uma distinção a cada coluna dando uma cor de fundo para distinguir umas das outras:

Depois e só copiar estas 8 linhas uma embaixo da outra, colando quantas vezes for necessário, ou melhor de acordo com o número de empresas a serem pesquisadas. Só a título de exemplo faremos só uma colagem para partirmos ao próximo passo, que é a tabulação de dados.

Nossa proposta é:

Somar os marcados com “Sim”

Somar os marcados com “Não”

Somar os marcdo com “Sim” e com “Não”

Percentual dos marcados com “Sim”

Percentual dos marcados com “Não”

Para somar os marcados com “Sim” faremos o seguinte: no final da planilha, nas células anteriores escreveremos:

Marcados com Sim

Marcados com Não

total

% de Sim

% de Não

Na célula ao lado de cada um colocaremos a função CONT.SE igualzinho abaixo. (se estiver no blog, basta clicar na figura para visualizar melhor. Dentro da célula deve digitar iniciando com o sinal de igual: =CONT.SE(F5:F20;"Sim"), para o “Não” você pode usar a mesma fórmula, substituindo o “Sim” pelo não, logicamente. E no total somase as duas celulas que totalização o “Sim”' e o “Não”, para exemplo: =SOMA(F21:F22).

Para fazer o percentual usa-se a fórmula que aprendemos na escola: no caso: =F21*100/F23

onde, F21 é a célula onde está o resultado da soma do “Sim”, vezes 100 (por cento) e dividido pelo total que se localiza na célula F23. No percentual do “Não”, usa-se a mesma fórmula, logicamente mudando de F21 para F22 onde está o resultado do “Não”. Depois disso, vamos simplesmente selecionar do F21 ao F25

e arrastar para a direita para copiar as fórmulas automaticamente totalizando os demais itens também.

Final de trabalho.

Caso tenha gostado, tenha ressalvas, críticas ou sugestões, você pode postá-las em meu blog: betobyte.blogspot.com.br

Arquivo para Download do tutorial

Agradeço desde já.

João Alberto Garcia